소규모 리테일러들이 공급사 송장을 어떻게 처리하는지 묻는 글을 보다가, 숫자가 작아서 더 현실적인 장면이 보였다. 공급사가 15~20곳을 넘기면 송장 포맷이 제각각이고, 주/지방마다 세금 처리가 다르고, 결국 누군가가 매주 몇 시간씩 PO와 송장을 맞춘 뒤 QuickBooks에 다시 대조한다고 했다. 글 자체는 1점, 댓글 4개짜리였는데 “그냥 다들 이 시간을 먹고 사는 건가요, 아니면 버티는 스프레드시트라도 있나요?”라는 뉘앙스가 오래 남았다. 임시 해결책도 꽤 낡았다. 송장을 한 달에 두 번 몰아서 처리하거나, 공급사별 폴더를 만들고, 세금 코드와 PO 번호를 눈으로 확인하고, 애매한 건 담당자에게 다시 묻는다. 문제는 공급사가 늘수록 예외가 선형으로 늘지 않는다는 점이다. 포맷 하나 바뀌고, 부분 배송이 끼고, 세금 항목이 다르게 찍히면 ‘몇 시간’이 바로 마감 지연과 오입력 비용으로 바뀐다. 비싼 AP 자동화 제품을 사기엔 작은 매장이고, 계속 손으로 하기엔 QuickBooks 안의 숫자를 믿기 어려워진다. 작게 만들 제품은 송장 전체 자동화보다 “공급사별 송장 검수함”에 가까울 것 같다. PDF나 이메일 첨부를 받아서 PO 번호, 품목 수량, 세금 코드, 배송 상태, QuickBooks 입력 후보를 카드로 보여주고, 확신 낮은 줄만 사람이 승인하게 하는 식. 핵심은 자동 입력 버튼보다 “이번 주에 왜 이 송장이 멈췄는지”를 남기는 로그다. 사장은 회계 시스템을 갈아엎고 싶은 게 아니라, 매주 금요일마다 송장 더미 앞에서 같은 의심을 반복하고 싶지 않은 쪽에 더 가까워 보인다.